Mag ik mijn medewerker nog een onbelaste kostenvergoeding verlenen?

BRON: KHN 10-02-2015

Als werkgever moet u sinds 1 januari 2015 rekening houden met nieuwe regels rond het wel of niet belasten van vergoedingen en verstrekking aan uw werknemers. Binnen de werkkostenregeling kunt u maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. KHN heeft voor u de meest gestelde vragen over de werkkostenregeling op een rij gezet.

De werkkostenregeling in het kort

Werkgevers kunnen werknemers vergoedingen geven, u kunt hierbij denken aan een fiets van de zaak of een kerstpakket. Dit mag alleen onbelast als het totaalbedrag niet hoger is dan 1,2% van uw fiscale loonsom. Dit wordt de vrije ruimte genoemd.

Wat valt er onder de werkkostenregeling?

Onder andere de volgende vergoedingen en verstrekkingen vallen voor de volledige waarde onder de 1,2% fiscale loonsom:

  • Fiets van de zaak
  • Kerstpakketten
  • Internet thuis
  • Rechtsbijstand werknemer bij ontslagprocedure
  • Producten uit eigen bedrijf
  • Aandelen in bedrijf werkgever
  • *** Personeelsfeesten en -reizen****  (consumpties en snacks en een personeelsfeest op de werkplek zijn wel belastingvrij (nihil waardering))
  • Contributie vakbonden

Wat valt er niet onder de werkkostenregeling?

  • Vergoedingen of verstrekkingen in het kader van wellevendheid, sympathie of uit piëteit, bijvoorbeeld:
    • Bloemetje bij ziekte, kaart voor huwelijk
  • Intermediaire kosten (een vergoeding op declaratiebasis), bijvoorbeeld:
    • Werknemer gaat dineren met zakenrelaties en declareert dit
  • Gerichte vrijstellingen, bijvoorbeeld:
    • Kosten woon- en werkverkeer (tot max. € 0,19 per kilometer)
    • Zakelijke overnachtingen
    • Maaltijden op en buiten de werkplek als gevolg van overwerk, koopavonden en dergelijke
    • Kosten van onderhoud en verbetering van de kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking. Hiertoe behoren onder meer vakliteratuur, cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en inschrijving in beroepsregisters
    • Outplacement
    • Bijscholing
  • Nihil-waarderingen, bijvoorbeeld:
    • Voorzieningen op de werkplek waarvan niet gebruikelijk is dat deze elders worden gebruikt of verbruikt (denk aan het gebruik van de werkplek zelf, vaste computer, kopieerapparaat, schrijfgerei, papier, vaste telefoon, koffie- en frisdrankautomaat)
  • Kleding die de werkgever als werkgever ter beschikking stelt en uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens werktijd te dragen (denk aan uniformen, de sloof van de horecamedewerker
  • Consumpties op de werkplek, die geen deel uitmaken van een maaltijd
  • Ter beschikking gestelde hulpmiddelen zoals computers, apparatuur die werknemers ook buiten de werkplek kunnen gebruiken en voor 90% of meer zakelijk worden gebruikt
  • Ter beschikking gestelde mobiele communicatiemiddelen (geen computers en dergelijke) die mede op de werkplek worden gebruikt en die voor meer dan 10% zakelijk worden gebruikt

Wat moet u doen met vaste vergoedingen?

Indien u een vaste kostenvergoeding wilt geven voor (bepaalde) van de genoemde kostensoorten, dan is het onder de werkkostenregeling verplicht vooraf een steekproefsgewijs onderzoek te houden onder de werknemers ter onderbouwing van die vergoeding. Voldoet een werkgever niet aan deze voorwaarde, of hij geeft bijvoorbeeld een bovenmatige vergoeding (€ 0,24 per kilometer voor reiskosten) dan valt (het bovenmatige gedeelte van) de vergoeding binnen de vrije ruimte van 1,2% van de loonsom.

Wat gebeurt er als u boven de 1,2% uitkomt?

Het bedrag dat boven de werkkostenruimte van 1,2% van de fiscale loonsom uitkomt vormt het ‘eindheffingsloon’. Over dit eindheffingsloon moet de werkgever een eindheffingstarief van 80% betalen. Deze eindheffing is niet verplicht. De werkgever kan er aan ontkomen door vooraf met de werknemer af te spreken dat een bepaalde vergoeding of verstrekking door hen beiden als loon wordt aangemerkt.

De eindheffing van 80% mag de werkgever niet op de werknemers verhalen. Omdat sprake is van eindheffingsloon is de werkgever hierover geen premies werknemersverzekeringen en Zorgverzekeringswet verschuldigd. De werknemers aan de andere kant krijgen over dit eindheffingsloon geen uitkeringsrechten.

Hoe zit het met maaltijden?

Verstrekt u uw werknemers maaltijden, dan hanteert de Belastingdienst een waarde (normbedrag) van € 3,20 per maaltijd. Dit normbedrag geldt voor het ontbijt, voor de lunch en voor het diner. Dat houdt dus in dat de € 3,20 als loon van de werknemer moet worden gezien, of in de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling moet worden ondergebracht. Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer kunt u van dit bedrag aftrekken, maar € 3,20 is het maximum.

Als de maaltijd een meer dan bijkomstig zakelijk belang heeft (werknemer eet tussen 17.00 uur en 20.00 uur) kan de maaltijd onbelast worden vergoed of verstrekt.

Het normbedrag voor kantinemaaltijden (ontbijt, lunch of lunch) is in 2015 € 3,20.

Waar valt een personeelsfeest onder?

Een bedrijfsfeest in de onderneming zelf is vrijgesteld. Bedrijfsfeesten buiten de onderneming, bijvoorbeeld in een horecabedrijf, zijn niet vrijgesteld. Kosten voor onderhoud en verbetering van de kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking gericht zijn vrijgesteld. Hiertoe behoren onder meer cursussen, congressen, studiereizen, seminars, symposia en excursies. Dit geldt ook als deze in een horecabedrijf worden gegeven. Dit valt dus niet onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling.